¿Los mensajes de spam abruman su bandeja de entrada y dificultan la gestión de sus tareas diarias? La gestión del spam es fundamental para mantener la productividad y evitar poner en riesgo la seguridad de sus datos. En este artículo, enseñaremos las mejores estrategias de gestión del spam en la mensajería instantánea.
¿Qué es el spam?
El spam se refiere a los mensajes no deseados que se envían a través de diversos canales de comunicación, como correo electrónico, redes sociales, blogs, foros y mensajeros instantáneos como WhatsApp, Viber y Telegram. Los mensajes de spam suelen venir en forma de promoción de productos, servicios o estafas.
Pero no se trata solo de una molestia común, sino de un grave problema para las empresas que lo reciben. El spam afecta a la productividad, obstaculiza las operaciones y pone en peligro la seguridad de los datos. Por esta razón, es importante conocer las mejores estrategias para gestionarlo.
Problemas causados por el spam
El spam afecta a todo el mundo. Aproximadamente la mitad del tráfico de correo electrónico es spam. El elevado volumen de mensajes ya es preocupante por sí solo, pero la falta de gestión del spam tendrá otros efectos que repercutirán en las empresas.
Aquí te presentamos los problemas más comunes que causa el spam:
1. Pérdida de tiempo y recursos
El tiempo es esencial en cualquier empresa. El spam puede hacer perder tiempo y recursos valiosos. Los agentes tienen que cribar los mensajes no deseados para identificar y tratar los legítimos, lo que desvía su atención de las necesidades del cliente.
Además, es posible que los agentes también tengan que dedicar tiempo extra a informar de los mensajes de spam a sus equipos de IT o de seguridad. Aunque la notificación de spam es esencial para mejorar los sistemas de filtrado, aumenta la carga de trabajo, lo que reduce aún más la productividad global.
2. Pérdida de oportunidades
Los mensajes de spam pueden hacer que los mensajes legítimos de clientes, socios u otras partes interesadas se pierdan o pasen por alto fácilmente. Esto puede conllevar un alto riesgo de pérdida de oportunidades de negocio o de que no se atienda con prontitud información crucial, lo que puede provocar la pérdida de ventas, el retraso de proyectos o el incumplimiento de plazos.
Por ejemplo, la consulta de un cliente potencial o una propuesta urgente de un socio pueden clasificarse erróneamente como spam, lo que hace que la empresa pierda posibles negocios.
3. Reducción de la productividad global
Además, el spam puede afectar negativamente al compromiso y la retención de los clientes. Si los mensajes legítimos de los clientes se pierden o se pasan por alto, puede haber retrasos en las respuestas o incluso ninguna respuesta. Esto puede suponer una pérdida de negocio potencial.
4. Sobrecarga de la red
Las empresas corren el riesgo de ralentizar sus operaciones si reciben demasiado spam. Los mensajes con archivos adjuntos o imágenes de gran tamaño pueden consumir una cantidad significativa de ancho de banda. A medida que aumenta el volumen de mensajes entrantes, se sobrecarga la red, reduciendo el ancho de banda disponible para las comunicaciones empresariales legítimas.
5. Riesgos de seguridad
Los mensajes de spam que contienen enlaces maliciosos pueden plantear importantes riesgos de seguridad para las empresas. Estos enlaces pueden conducir a diversas violaciones de la seguridad. Dos ejemplos habituales son el phishing y la distribución de software dañino.
El phishing es una técnica mediante la cual los spammers envían mensajes fraudulentos que parecen proceder de fuentes fiables, como empresas conocidas. Si los empleados caen en estos intentos de phishing y comparten información confidencial sin saberlo, pueden producirse filtraciones de datos y accesos no autorizados a sistemas críticos.
El spam también puede incluir enlaces que lleven a la descarga de archivos maliciosos, como virus, spyware, ransomware o troyanos. Una vez instalados en un ordenador, pueden causar estragos robando datos confidenciales, interrumpiendo las operaciones o exigiendo el pago de rescates.
Estrategias de gestión del spam
Gestionar el spam es crucial para mantener la productividad y la seguridad de los datos de la empresa. Aquí te presentamos las mejores estrategias de gestión del spam:
Si un spammer le envía un mensaje por primera vez, puede marcarlo manualmente con unos pocos clics. Configurarlo es fácil gracias a la plantilla “Marcar contacto como spam” del módulo de automatización Flujos de trabajo.
2. Configurar un filtro de spam automático
Una vez que un contacto se ha identificado como spammer, se puede incluir un filtro de spam en cualquier automatización de chat de Workflows. Esto liberará tiempo de los agentes para que se dediquen a los clientes reales.
Ayude a los agentes a mantenerse informados sobre las tácticas habituales de spam para reconocer y evitar posibles mensajes de spam. Al proporcionar a los agentes los conocimientos y la concienciación necesarios, las empresas pueden minimizar el riesgo de ser víctimas de amenazas de seguridad relacionadas con el spam.
4. Verificar la legitimidad de los enlaces
Los agentes deben ser precavidos y proactivos a la hora de notificar mensajes sospechosos al jefe de equipo o a las autoridades competentes. Deben verificar la legitimidad de los enlaces antes de interactuar con ellos.
5. Notificar el spam para su posterior investigación
Este procedimiento es crucial para detectar y abordar eficazmente un elevado número de conversaciones de spam. Se debe animar a los agentes a que denuncien el spam etiquetando los mensajes de spam y proporcionando un resumen de la conversación con Notas de cierre, para que los administradores puedan identificar y rastrear fácilmente los problemas relacionados con el spam.
Conclusión
Con los conocimientos y las herramientas necesarias para la gestión del spam, puedes liberar el tiempo de tus agentes para ayudar a los clientes, evitar pérdidas y prevenir posibles violaciones de la seguridad. Recuerda que la gestión del spam es fundamental para mantener la productividad y evitar poner en riesgo la seguridad de tus datos. ¡Despeja tu bandeja de entrada!
¿Los mensajes de spam abruman su bandeja de entrada y dificultan la gestión de sus tareas diarias? La gestión del spam es fundamental para mantener la productividad y evitar poner en riesgo la seguridad de sus datos. En este artículo, enseñaremos las mejores estrategias de gestión del spam en la mensajería instantánea.
¿Qué es el spam?
El spam se refiere a los mensajes no deseados que se envían a través de diversos canales de comunicación, como correo electrónico, redes sociales, blogs, foros y mensajeros instantáneos como WhatsApp, Viber y Telegram. Los mensajes de spam suelen venir en forma de promoción de productos, servicios o estafas.
Pero no se trata solo de una molestia común, sino de un grave problema para las empresas que lo reciben. El spam afecta a la productividad, obstaculiza las operaciones y pone en peligro la seguridad de los datos. Por esta razón, es importante conocer las mejores estrategias para gestionarlo.
Problemas causados por el spam
El spam afecta a todo el mundo. Aproximadamente la mitad del tráfico de correo electrónico es spam. El elevado volumen de mensajes ya es preocupante por sí solo, pero la falta de gestión del spam tendrá otros efectos que repercutirán en las empresas.
Aquí te presentamos los problemas más comunes que causa el spam:
1. Pérdida de tiempo y recursos
El tiempo es esencial en cualquier empresa. El spam puede hacer perder tiempo y recursos valiosos. Los agentes tienen que cribar los mensajes no deseados para identificar y tratar los legítimos, lo que desvía su atención de las necesidades del cliente.
Además, es posible que los agentes también tengan que dedicar tiempo extra a informar de los mensajes de spam a sus equipos de IT o de seguridad. Aunque la notificación de spam es esencial para mejorar los sistemas de filtrado, aumenta la carga de trabajo, lo que reduce aún más la productividad global.
2. Pérdida de oportunidades
Los mensajes de spam pueden hacer que los mensajes legítimos de clientes, socios u otras partes interesadas se pierdan o pasen por alto fácilmente. Esto puede conllevar un alto riesgo de pérdida de oportunidades de negocio o de que no se atienda con prontitud información crucial, lo que puede provocar la pérdida de ventas, el retraso de proyectos o el incumplimiento de plazos.
Por ejemplo, la consulta de un cliente potencial o una propuesta urgente de un socio pueden clasificarse erróneamente como spam, lo que hace que la empresa pierda posibles negocios.
3. Reducción de la productividad global
Además, el spam puede afectar negativamente al compromiso y la retención de los clientes. Si los mensajes legítimos de los clientes se pierden o se pasan por alto, puede haber retrasos en las respuestas o incluso ninguna respuesta. Esto puede suponer una pérdida de negocio potencial.
4. Sobrecarga de la red
Las empresas corren el riesgo de ralentizar sus operaciones si reciben demasiado spam. Los mensajes con archivos adjuntos o imágenes de gran tamaño pueden consumir una cantidad significativa de ancho de banda. A medida que aumenta el volumen de mensajes entrantes, se sobrecarga la red, reduciendo el ancho de banda disponible para las comunicaciones empresariales legítimas.
5. Riesgos de seguridad
Los mensajes de spam que contienen enlaces maliciosos pueden plantear importantes riesgos de seguridad para las empresas. Estos enlaces pueden conducir a diversas violaciones de la seguridad. Dos ejemplos habituales son el phishing y la distribución de software dañino.
El phishing es una técnica mediante la cual los spammers envían mensajes fraudulentos que parecen proceder de fuentes fiables, como empresas conocidas. Si los empleados caen en estos intentos de phishing y comparten información confidencial sin saberlo, pueden producirse filtraciones de datos y accesos no autorizados a sistemas críticos.
El spam también puede incluir enlaces que lleven a la descarga de archivos maliciosos, como virus, spyware, ransomware o troyanos. Una vez instalados en un ordenador, pueden causar estragos robando datos confidenciales, interrumpiendo las operaciones o exigiendo el pago de rescates.
Estrategias de gestión del spam
Gestionar el spam es crucial para mantener la productividad y la seguridad de los datos de la empresa. Aquí te presentamos las mejores estrategias de gestión del spam:
1. Marcar manualmente los contactos que devuelven spam
Si un spammer le envía un mensaje por primera vez, puede marcarlo manualmente con unos pocos clics. Configurarlo es fácil gracias a la plantilla “Marcar contacto como spam” del módulo de automatización Flujos de trabajo.
2. Configurar un filtro de spam automático
Una vez que un contacto se ha identificado como spammer, se puede incluir un filtro de spam en cualquier automatización de chat de Workflows. Esto liberará tiempo de los agentes para que se dediquen a los clientes reales.
3. Informar a los agentes sobre las tácticas habituales de spam
Ayude a los agentes a mantenerse informados sobre las tácticas habituales de spam para reconocer y evitar posibles mensajes de spam. Al proporcionar a los agentes los conocimientos y la concienciación necesarios, las empresas pueden minimizar el riesgo de ser víctimas de amenazas de seguridad relacionadas con el spam.
4. Verificar la legitimidad de los enlaces
Los agentes deben ser precavidos y proactivos a la hora de notificar mensajes sospechosos al jefe de equipo o a las autoridades competentes. Deben verificar la legitimidad de los enlaces antes de interactuar con ellos.
5. Notificar el spam para su posterior investigación
Este procedimiento es crucial para detectar y abordar eficazmente un elevado número de conversaciones de spam. Se debe animar a los agentes a que denuncien el spam etiquetando los mensajes de spam y proporcionando un resumen de la conversación con Notas de cierre, para que los administradores puedan identificar y rastrear fácilmente los problemas relacionados con el spam.
Conclusión
Con los conocimientos y las herramientas necesarias para la gestión del spam, puedes liberar el tiempo de tus agentes para ayudar a los clientes, evitar pérdidas y prevenir posibles violaciones de la seguridad. Recuerda que la gestión del spam es fundamental para mantener la productividad y evitar poner en riesgo la seguridad de tus datos. ¡Despeja tu bandeja de entrada!
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